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24Sep2017

Crece tu Pequeña Empresa con una Oficina Virtual

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Qué es una oficina virtual y cómo escoger la correcta?

Estoy segura que ya lo han escuchado antes. Las oficinas virtuales han estado apareciendo por todos lados y cada una ofrece algo diferente. Hasta ahora no hay una definición estándar de qué es una oficina virtual, sin embargo hay ciertas cosas o características que una oficina virtual debe tener y son:

 ­emprendedor­
1. Una dirección: Una dirección física que se pueda usar como dirección fiscal, única para ti en una zona comercial. Si la puedes localizar en Google maps, también lo podrán hacer tus clientes.  Definitivamente no quieres que localicen tu dirección en una zona residencial, eso te quitaría credibilidad y podrías perder a un posible cliente. Tienes que proyectar una imagen profesional, y no solo eso, las zonas comerciales ofrecen beneficios adicionales como cercanía a servicios, son de fácil acceso y disponibilidad de servicios a nivel comercial como una velocidad de internet mucho más rápida.

2. Un número telefónico con extensión: Tener un número telefónico significan dos cosas, tienes un negocio real establecido y tu línea telefónica tiene horario de oficina. Puedes hacer negocios de 9 a 6 y muchos de tus clientes respetaran ese horario, pero algunos pocos no. Dar tu celular personal a todos no es una de las mejores prácticas y puedes encontrarte en una situación incómoda en las horas de la madrugada.

3. Una asistente o recepcionista: No solo vas a tener a alguien que te ayude con ciertas tareas que requieren de tiempo para resolver, pero también te puedes beneficiar de tener a alguien que conteste tus llamadas en lugar de que se vayan al buzón de voz o a un sistema automatizado de respuesta. Esto no quiere decir que el buzón de voz sea malo, pero hay que aceptar que prefieres hablar con un humano que con una máquina, verdad? Pues también tus clientes.

Ok, ya tienes los servicios básicos que debe de tener una oficina, ahora hay que pagar por ellos. Hay dos formas de hacerlo: en exclusiva o compartidos. En exclusiva significa que solo te atienden y te sirven a ti y solo tú pagas por estos servicios… ves a dónde voy? Las probabilidades son que no estas sentado en u oficina todo el día. Tal vez ni siquiera tocas tu oficina por días. Y tal vez no hablas con tu asistente o la necesitas 8 horas al día.

Entonces por qué no compartir estos servicios? El costo de estos servicios se divide entre varios usuarios y es aquí en donde las oficinas virtuales funcionan a la perfección. Tienes estos recursos compartidos a tu disposición para cuando los necesites y si es que los necesitas, y solo pagas por lo que realmente uses y ni un centavo más.

Ahora, el mercado está bastante lleno de oficinas virtuales que se limitan a estos servicios básicos, pero hay otras empresas más aventureras que están agregando más funcionalidad a su oferta, y algunas están cruzando en lo que es una oficina en la nube o “cloud office”, o lo que es lo mismo una oficina virtual con vitaminas. Estos beneficios consisten en:

• Teléfonos de Voz sobre IP. Tienes conexión de internet en casa, en tu celular, en restaurantes, en cafeterías, básicamente en todos lados! Por qué no aprovechar esto y, en lugar de utilizar un teléfono regular o un celular con sus costos asociados, usar algo más eficiente y flexible como un teléfono de Voz sobre IP? Con esta tecnología tienes muchas ventajas: tu extensión te sigue a donde sea que estés, puedes comunicarte con tu asistente con solo marcar una extensión. Puedes hacer y recibir llamadas en la línea de la oficina desde cualquier lugar. Ya no estás atado a tu oficina para recibir esa llamada importante, puedes estar en tu coche o en la paya y seguir conectado. La mayoría de los proveedores de telefonía de voz sobre IP dan llamadas nacionales ilimitadas por una cuota fija mensual muy baja.

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• Panel de control digital. Un panel de control es básicamente un lugar donde puedes ver a simple vista que está pasando en tu oficina. Ya estás acostumbrado a esto, después de todo lo vez en tu carro todos los días. Un panel de control digital es lo mismo. De un vistazo te dice si tienes correo o mensajería nueva, correos electrónicos nuevos, mensajes de la recepcionista, llamadas entre otras cosas. Y la belleza de esto es que puedes llegar al detalle de cada opción. Digamos que vez que tienes dos nuevos correos electrónicos. Solo unos “clicks” deberían llevarte a donde puedes ver y responder los mensajes. Regresas al panel de control y vez que tienes una llamada perdida y un mensaje de voz. Otro par de “clicks” y ahora puedes escuchar tu correo de voz y regresar la llamada. Un panel de control digital es la manera más rápida de saber que está pasando en tu oficina virtual y tomar acción y encargarte de tu negocio.

• Almacenamiento en la nube o “cloud storage”. Hay varias ofertas en el mercado para comprar este servicio, y todas funcionan muy bien. Algunas tienen beneficios avanzados como sincronizar tus archivos y aplicaciones para tu computadora o Smartphone. Esta tecnología está siendo incorporada dentro de los beneficios de algunas oficinas virtuales y tiene mucho sentido. Puedes tener acceso a tu información almacenada a cualquier momento y desde cualquier lugar, y sabes que está segura y protegida, incluso más que en tu propia computadora. Uno de los beneficios más interesantes es que puedes enviar por correo electrónico un archivo enorme, digamos de 100MB, en un segundo al solo enviar la liga a ese archivo en tu almacenamiento personal. De esta forma solo compartes lo que quieres con quien tú quieras, y si por alguna razón ya no quieres compartirle el archivo a esa persona, solo desactivas la liga que enviaste. Así de sencillo.

• Servicios adicionales. Tu oficina virtual puede ofrecer una serie de servicios que te ayudaran a tener éxito en tu negocio al dejarte concentrar en lo que haces, mientras ellos se encargan de la tarea de la parte operativa de la oficina. Como servicios de TI, contabilidad, asistentes personales. Y las probabilidades son que como estos recursos son compartidos con tu comunidad virtual, vas a pagar menos por ellos que si los tuvieras contratados por nomina, y solo vas a pagar cuando y si los usas.

•Promoción del negocio o directorio en línea. Imagínate esto: Pueden haber más de mil usuarios de una oficina virtual, que conforman una comunidad de profesionistas con la misma mentalidad. Por qué no anunciar tus servicios y hacer algo de promoción interna? Y si lo piensas bien, por qué no anunciar tus servicios y publicarlos en línea? Algunas oficinas virtuales tienen este servicio para que lo uses. Esta es la mejor exposición para tu negocio que puedes tener, ya que vas a aprovechar de una comunidad de la cual ya formas parte.

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Una oficina virtual es una comunidad de profesionales, compartiendo recursos, costos y trabajando de una forma más inteligente, donde sea que estén a la hora que lo deseen día o noche. Crees que te pudiera beneficiar una solución así? Que beneficios te llaman más la atención o se te hacen de mayor valor agregado?

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